会议的气氛往往在播放幻灯片之前就已经形成。使用舒适的椅子和桌子，布置一个充满吸引力的房间。 充满关怀、舒适和支撑性的椅子曲线型椅子往往给人一种柔和、温馨的感觉。配套的椅子传递出团结和平等的理念。 宽敞、时尚的桌子要营造通透的现代氛围，选择线条笔直的坚固桌子，极简的细节设计，搭配锥形或倾斜的桌腿。木材元素可增添明亮度与温暖感。 细致周到的准备提供现场布置，包括纸、笔和咖啡杯。准备一张高度可调、带脚轮且可折叠的笔记本电脑桌，可以让演讲者更轻松自在。

技术难题无可避免，但合适的会议室设置可以减少这类情况的发生，并降低其带来的压力。   设置智能照明，这样参加会议时，人们无需离开座位，使用遥控器就能轻松调节光线亮度或开/关灯。智能窗帘也是实用之选。 选择带插入式模块的会议桌，以方便充电，减少各种电线带来的混乱。 提供并标明WiFi详细信息和IT联系信息。标记好相关用途的电线，并为房间内的固定式技术设备提供基本的使用说明。 

遵循良好的布置理念：设定明确的休息空间，同时确保动线的多样性，发挥鼓舞人心的作用。虽然会议室应该与周围环境协调一致，但视觉上的划分有助于支持不同的行为。 会议室此空间应有助于人们集中注意力、相互尊重和沟通。因此，柔和色彩、天然材料和舒适形状很重要。 休息室此空间应与会议室隔开，但又相距不远，提供茶点，促进社交，帮助人们恢复精力。正因如此，这里会充满更多动感——高大的家具、生机勃勃的绿色植物和光滑的瓷砖相搭配。